Cách viết thư mời và điều hành cuộc họp

ĐẶT LỊCH HỌP NỘI BỘ VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

Họp là một hình thức giao tiếp tất yếu trong môi trường đi làm. Trong phần 4 của series bài học tiếng Anh công sở theo tình huống, British English Club xin giới thiệu đến các bạn hướng dẫn cách viết email/ thư mời tham gia một buổi họp ở mức đơn giản nhất, nhưng vẫn đảm bảo được tính trang trọng và thân thiện.

Họp nội bộ và công sở

MẪU THAM KHẢO 1: DÀNH CHO CUỘC HỌP NỘI BỘ

Dear Colleagues,

How are you today? I hope you are doing well. I'm writing to you today to invite you to a meeting that I'd like to discuss some issues of our company that need addressing.

The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.

Thanks,

[Your name]

Gửi các bạn đồng nghiệp,

Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.

Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.

Cảm ơn các bạn,

[Tên của bạn]

MẪU THAM KHẢO 2: DÀNH CHO CUỘC HỌP VỚI ĐỐI TÁC

My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].

I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].

As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.

Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.

Sincerely,

[Your name]

[Title/Company]

Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].

Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý / bộ phận tiếp  thị/ ...] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].

Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp / tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn / thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề / Công ty]

MẪU CÂU GIAO TIẾP ĐẶT LỊCH/ MỜI THAM GIA CUỘC HỌP:

90-We are going to need everybody’ input on this subject.

Chúng ta cần sự đóng góp của mọi người cho đề án này.

91- Let’s set it up for 9:30 Wednesday.

Vậy hãy gặp nhau vào 9 giờ rưỡi sáng thứ tư.

92- I’d prefer to meet in the morning. I’m going to be out of the office most afternoons next week.

Tôi muốn gặp vào buổi sáng. Hầu như các buổi chiều tuần sau, tôi sẽ không có mặt ở văn phòng.

93- I was hoping you would cover for me at the strategy meeting this afternoon.

Tôi hi vọng anh có thể thay thế tôi ở cuộc họp bàn chiến lược chiều nay.

94- I would like to arrange a meeting to discusss some issues in our company.

Tôi muốn đặt một buổi họp để bàn bạc về một số vấn đề của công ty.

95- Would it be possible to set another date?

Liệu chúng ta có thể dời lịch sang ngày khác được không?